Los repositorios digitales y su función en la preservación documental
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La mayoría de las personas sabemos que vivimos en la era digital o era de la información, donde empleamos las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) como herramientas de uso cotidiano para diversas cuestiones, valiéndonos de Internet, medios sociales, medios de comunicación de masas, bibliotecas digitales, etc. para acceder a documentación de nuestro interés. En este contexto las bibliotecas, los archivos y los centros de documentación juegan un papel fundamental en diversos aspectos.
Portales digitales de la BULPGC
Hoy te contamos la función para la preservación documental digital de las colecciones, para hacerlas accesibles en línea, tanto para una institución pública como privada por medio de los repositorios o colecciones digitales, fundamentales en la conservación documental. A parte de esto haremos una breve descripción del proceso técnico que se realiza en la digitalización para pasar del formato físico o tangible al electrónico.
La Biblioteca de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria lleva años trabajando y desarrollando proyectos en este sentido, y cuenta con 10 portales digitales que contienen colecciones y archivos con diversa tipología documental, además de los que aún no se han hecho público.
¿Sabías que el personal bibliotecario se encarga de gestionar y de preservar digitalmente los documentos, haciéndolos accesibles en línea?
Libro digital o electrónico
El objetivo principal de la conservación digital es conservar inalterada la información del documento en formato digital. Para poder preservarla se hace necesaria la transformación de su formato a lo largo del tiempo para permitir que la información contenida siga siendo legible, auténtica e íntegra. En este sentido pasamos a comentar el procedimiento y algunas de las causas para llevar a cabo la preservación o conservación digital.
Proceso tecnológico y digital
El proceso tecnológico y digital está modificando a las bibliotecas de forma vertiginosa, hecho que provoca la actualización constante tanto de las herramientas de trabajo (software, hardware...) como del personal bibliotecario, archivero o documentalista. Gracias a esto podemos gestionar el proceso técnico para pasar del material físico o librario al digital. Este procedimiento nos permite una importante función de conservación documental, que se gestiona desde las bibliotecas, entre otros lugares encargados de la gestión del conocimiento. Este momento que vivimos es el de la transición entre el papel y el documento electrónico, y se denomina sistema mixto o híbrido.
Proceso de digitalización documental
Digitalización documental
La digitalización de documentos es una forma de capturar y almacenar imágenes utilizando la tecnología informática. Una cámara digital o un escáner sacan una fotografía electrónica que convierte la imagen del documento en códigos numéricos, para que sean tratados por el ordenador mediante un software de captura. La información digitalizada queda posteriormente almacenada en diversos soportes que permiten guardar grandes cantidades de datos en poco espacio, para posteriormente hacerla accesible a través de ordenadores.
En la siguiente fase se debe describir el documento para que pueda ser accesible y localizado por la persona usuaria. Para ello se emplean los metadatos que describen el contenido informativo de un recurso. En una biblioteca se usan para que especifiquen datos como autorías, títulos, editoriales, materias, fechas... de cada recurso documental.
El siguiente paso es de la clasificar y ubicar los documentos en archivos o colecciones digitales, siendo accesibles en línea a través de Internet, creándose de esta forma bibliotecas digitales como por ejemplo la Biblioteca Digital Mundial de la UNESCO que pone a disposición de las personas, de manera gratuita y en formato multilingüe, importantes materiales de culturas de todo el mundo, la biblioteca en línea de Benito Pérez Galdós con acceso a sus obras literarias o Hispana que depende del Ministerio de Cultura y es el primer agregador nacional a Europeana.
Causas de la degradación de los documentos
Entre los diversos factores que encontramos que pueden afectar al documento en soporte librario encontramos: factores ambientales como la humedad, la temperatura, la luz y el polvo; factores biológicos como los microorganismos, los insectos y los vertebrados; factores inducidos por el hombre, uno de los que más afecta al patrimonio bibliográfico y documental, como el uso y la manipulación, el entorno o edificio y actos violentos hacia la documentación; y factores catastróficos o accidentales como el agua y el fuego.
Degradación de los documentos digitales
La autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la capacidad de acceso y uso son los valores principales para conservar en la preservación de un documento electrónico. La volatilidad de la información digital y la dependencia de programas para el acceso hacen que estos valores se puedan alterar debido a una serie de problemas: la obsolescencia tecnológica en los documentos, motivada por la rápida evolución tecnológica de su entorno original, no pudiendo acceder a dichos elementos; la degradación de los soportes, que puede conducir a la pérdida de la información dado que envejecen, perdiéndose información o produciéndose errores de lectura; datos alterados o destruidos debido a errores humanos o al mal funcionamiento de los sistemas, existiendo el riesgo de que la información se pierda debido a la falta de control de las versiones de un recurso.
La autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la capacidad de acceso y uso son las principales cualidades para preservar un documento electrónico
Documentos digitales
Estos son, de forma breve, algunos de los muchos factores que llevan a las instituciones a digitalizar y hacer accesible en línea su documentación, con el objetivo de conservar y acceder de manera universal, desde cualquier parte del mundo, con acceso libre y gratuito o con acceso restringido a las personas de una entidad. Esto ocurre actualmente en la Administración pública, con sus sedes o servicios electrónicos obligatorios por ley desde hace unos años, para conservar y acceder a su documentación.
En este sentido, factores como el desarrollo de las infraestructuras de comunicación, la posición económica y la formación profesional y popular en el campo de las TICs, tienen una incidencia directa en el progreso de las naciones y en su ciudadanía. Por ello es imprescindible acciones políticas dirigidas a reducir la creciente brecha digital y sus perjudiciales consecuencias sociales.