Última actualización: 21 de Junio de 2022

Archivo Universitario

Archivo Universitario

El Archivo de la Universidad es un servicio centralizado integrado por los documentos de cualquier época y soporte material, en el marco de un sistema de gestión único, y cuya finalidad es proporcionar a la comunidad universitaria el acceso a la documentación e información y contribuir a la racionalización y la calidad del sistema universitario. Se trata, por tanto, de un servicio de gestión, organización, control, acceso y difusión del patrimonio documental de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. Sus instalaciones cuentan con 2.573 metros lineales de estanterías ocupadas en un depósito de 520 m2. Conoce nuestros proyectos.

Manual de procedimiento para los archivos de oficina

Normas archivísticas del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte

    Fondo documental

    Forman parte del patrimonio documental de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquiera de los órganos, departamentos, facultades, escuelas, institutos universitarios y servicios existentes en la Universidad o que en el futuro puedan crearse, y también, por aquellos documentos donados o adquiridos que así se determinen.

    El Archivo tiene bajo su custodia, en este momento, los siguientes fondos documentales:

    Documentación administrativa y académica generada por la extinta Universidad Politécnica y por la ULPGC

    Esta documentación ha sido producida en el ejercicio de las funciones y producida a lo largo de la existencia de estas instituciones. Las series documentales que componen este fondo datan de 1979, fecha en que fue creada la Politécnica hasta 1989 cuando se extinguió y se creó, al mismo tiempo, la Universidad de Las Palmas. A partir de esta fecha se han transferido al Archivo una gran parte de los documentos producidos hasta 2008, procedentes de los Servicios Centrales y periféricos, Gobierno de la ULPGC, Consejo Social y Fundación Universitaria.

    Descripión en el portal AtoM

    Documentación perteneciente a la antigua Escuela de Comercio de Las Palmas

    Este fondo, que se encontraba organizado de antiguo y ordenado cronológicamente, se compone de 458 legajos y 128 libros que abarcan desde 1913 a 1958. Su contenido es de carácter académico principalmente, pero también incluye documentos sobre la historia de la institución, actividades, acuerdos y resoluciones realizados por la Escuela de Comercio (1852-1936).

    Es el primer fondo documental del Archivo universitario descrito mediante el software de código abierto AtoM,  lo que supone una mejora en la organización de los fondos históricos y patrimoniales de la ULPGC, especialmente en el acceso a la información de estos fondos por parte de la comunidad universitaria y de la sociedad en general.

    Más información sobre el fondo documental de la Escuela Profesional de Comercio de Las Palmas

    Descripión en el portal AtoM

    Documentación administrativa y parte de la documentación académica producida por la Escuela Normal de Maestros

    Esta documentación ha sido producida en el ejercicio de las funciones de la Escuela desde su creación en 1853 hasta 1979, que es cuando pasó a llamarse Escuela Universitaria de Formación del Profesorado de EGB -actualmente Facultad de Ciencias de la Educación-, después de atravesar numerosos planes de estudio y diferentes denominaciones.

    Más información sobre el fondo documental de la Escuela Normal de Maestros de Las Palmas

    Descripción en el portal AtoM

    Fondo documental Emperador

    Compuesto por planos, cálculos de estructuras y otros documentos relacionados con obras ejecutadas en Gran Canaria por diversos proyectistas a cargo del aparejador y calculista de estructuras José María Emperador Oraá, entre los años 1961 y 1978.

    Aparejadores/as y arquitectos/as de Gran Canaria rinden homenaje a José Mª Emperador Oraá

    Documentación rescatada de la extinta Comisión Regional para la Exportación del Plátano (CREP)

    Fondo cedido por dicho organismo que incluye las actividades desarrolladas entre los años 1937 y 1993. Prácticamente la mitad se encuentra inventariado de forma provisional ya que aún no se ha concluido con el análisis de todas las series documentales.

    Fondo Documental de Contabilidad Histórica de la Caja de Canarias

    Este fondo abarca documentos contables, desde 1914 hasta 1982 producidos por El Monte de Piedad y la propia Caja. El fondo documental histórico de la Caja de Canarias se compone de libros de empeños, préstamos, libros de contabilidad, libretas de ahorro…

    Firma de la cesión a la ULPGC del fondo documental de contabilidad histórica de la Caja de Canarias

    Centenario de la Fundación Monte de Piedad

    Descripción en el portal AtoM

    Fondo María Dolores de la Fe

    Este fondo fue donado por su familia a la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. Consta de una amplia y variada colección de documentos personales y profesionales producidos a lo largo de su vida en el ámbito periodístico, medios radiofónicos, participación en conferencias y actos culturales. Incluye también borradores de textos literarios, notas varias, cartas y fotografías.

    María Dolores de la Fe Bonilla (Las Palmas de Gran Canaria, 05 de septiembre de 1921 - 11 de junio de 2012) fue una periodista y escritora ampliamente vinculada a la cultura de las Islas, relacionándose con figuras como Néstor Álamo, Pepe Dámaso o Juan Rodríguez Doreste. A nivel nacional, destacó su amistad con dos escritoras de la talla de Carmen Laforet y Gloria Fuertes.

    Descripción en el portal AtoM

    Instrumentos de descripción

    El principal instrumento de descripción que utiliza el Archivo Universitario para la recuperación y el acceso a la documentación es el Inventario de Series automatizado.

    Cuadro de clasificación

    La clasificación de los documentos administrativos que se generan en la ULPGC consiste en aplicarles un código de clasificación en relación a la función que los ha producido. Los documentos se agrupan bajo conceptos que reflejan las funciones de la Universidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica. Todas las unidades emplearán para clasificar sus documentos los mismos códigos de clasificación recogidos en el Cuadro de clasificación.

    Comisión Calificadora de Documentación Administrativa

    La Comisión de Valoración y Selección de la Documentación pasa a su actual denominación en base a su modificación en la Política de Gestión del Documento Electrónico de la ULPGC, aprobada por el Consejo de Gobierno de la ULPGC en sesión ordinaria de 17 de febrero de 2020.

    Esta Comisión se crea por Resolución del Rector de 14 de junio de 2003 y sus funciones son:

    • Proceder al análisis de todas las tipologías documentales que generan y custodian tanto las unidades administrativas y de servicios como las unidades académicas y de investigación de la Universidad.
    • Establecer con criterios administrativos, jurídicos e históricos los períodos de conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida y determinar su accesibilidad.
    • Regularizar el proceso de selección y eliminación de documentos que se lleva a cabo tanto en las unidades administrativas y de servicios como en las unidades académicas y de investigación de la Universidad, dictaminando la forma de disposición final, con el fin de identificar aquellas tipologías que es preciso conservar para el futuro en atención a los valores informativos y de testimonio, o que son de obligada conservación por ley, de aquellas que se pueden destruir una vez agotado su valor administrativo.

    Instrucción de la Gerente de la ULPGC de 24 de julio de 2019 sobre la gestión de documentos en soporte papel custodiados en archivos de oficina

    Composición

    • Gerencia de la ULPGC, que actuará como presidencia
    • Secretaría General
    • Dirección del Servicio Jurídico
    • Dirección de uno de los Servicios Administrativos
    • Una persona integrante del profesorado del Departamento de Ciencias Históricas
    • Una persona especialista en Archivística
    • La persona responsable del Archivo Universitario

    Transferencia de la documentación

    La transferencia de documentación desde los órganos, servicios y unidades administrativas al Archivo de la ULPGC, tiene por objeto no sólo el optimizar el aprovechamiento del espacio de la unidad productora y/o receptora, sino traspasar a un servicio especializado la custodia física y legal de la documentación así como las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.

    Las unidades productoras y/o receptoras de documentos tienen la obligación de transferir la documentación cuya tramitación administrativa haya acabado.

    Normas básicas de transferencia de documentación al Archivo de la ULPGC

    Relación de entrega

    Instrucciones para la cumplimentación del impreso de relación de entrega

    Consulta y préstamo

    El Archivo Universitario pondrá a disposición de la comunidad universitaria, la documentación depositada en sus dependencias, con las limitaciones que contempla la legislación vigente y según el procedimiento recogido en las Normas básicas de consulta y préstamo de la documentación del Archivo de la ULPGC.

    La documentación administrativa sólo podrá ser consultada por la persona que actúe como gestor o gestora o responsable de la unidad productora de la documentación solicitada. Cualquier persona ajena a la o al responsable de dicha unidad que quiera realizar una consulta deberá aportar, previamente, la autorización de dicho o dicha responsable.

    En casos concretos, y con la debida autorización, otras personas ajenas a la comunidad universitaria podrán consultar la documentación con fines educativos y de investigación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias.

    Instrucciones para la cumplimentación del impreso de consulta

    Cuando haya desaparecido el valor administrativo fijado por la Comisión de Calificación de Documentación Administrativa, y la documentación haya adquirido valor histórico, las restricciones a su consulta vendrán determinadas, únicamente, por la legislación vigente.

    Instrucciones para la cumplimentación del impreso de préstamo

    Eliminación de la documentación administrativa

    La eliminación de documentación que ha sido valorada por la Comisión Calificadora de Documentación Administrativa y que no debe ser objeto de conservación podrá realizarse siguiendo el siguiente procedimiento:

    • Comunicación al Archivo Universitario sobre la necesidad de destrucción a través del Formulario de solicitud de eliminación de la documentación susceptible de expurgo para el PAS de la ULPGC
    • El Archivo se pronunciará si procede dicha destrucción y se pondrá en contacto con la Oficina de Sostenibilidad que remitirá la solicitud a la empresa contratada para esta finalidad.
    • Las cajas con los documentos que remitirán los Servicios Administrativos para su destrucción, deberán ir bien precintadas y sin datos descriptivos en el exterior, reseñando la palabra “eliminación”
    • Custodiar bien las cajas hasta su traslado a la empresa para evitar el acceso a las misma por personal no autorizado.

    Ubicación

    El Archivo Universitario se ubica en el sótano -2 del Edificio de Ciencias Básicas.

    • Dirección: Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. Archivo Universitario. Edificio de Ciencias Básicas. Campus Universitario de Tafira s/n. 35017 Las Palmas de Gran Canaria.
    • ¿Dónde estamos?: Consulta el mapa.
    • ¿Cómo llegar?: Guaguas Municipales: 7, 25, 26 y 48. Global: 04, 11, 26, 304, 323, 327 y 328.