Entrevistamos a Jordi Andreu i Daufí

Hoy, Día Internacional de los Archivos, queremos aprovechar esta conmemoración para realizar una nueva entrevista en nuestra sección "En primera persona", acercándonos esta vez al interesante mundo de los archivos de empresa, una parcela aún poco desarrollada en Canarias. Para ello entrevistaremos a Jordi Andreu i Daufí.

El profesor Jordi Andreu, de la Facultad de Biblioteconomía y Documentación en la Universidad de Barcelona, donde dirige el Máster en Gestión Documental e Información en las Empresas (MGDIE), es un acreditado profesional del sector, que ha trabajado tanto en el sector público como en varias entidades privadas, siempre relacionado con la creación de sistemas de gestión documental en las organizaciones y preocupado por realzar el patrimonio documental de las empresas. Pertenece a la Asociación de Archiveros-Gestores Documentales de Cataluña. Recientemente acaba de impartir un curso para la Asociación de Archiveros de Canarias (ASARCA), junto a la también profesora Carmen García Melián. Muchas gracias por su participación en Lecturas Archivadas. 

Ciertamente no definiría archivo de empresa de forma distinta como lo haría para un archivo de un órgano de la Administración pública e incluso para un archivo de una persona física. Todos ellos tienen un mismo objetivo principal: dar soporte a la toma de decisiones de su productor y permitirle comprobar que las ha tomado correctamente o, por lo contrario, proporcionarle la información pertinente para que en próximas ocasiones pueda rectificar y mejorar su acción.

En la respuesta anterior casi he contestado a esta pregunta. Sin embargo y quizás para afinar un poco más, creo que los documentos de una organización deben tener un papel similar al que tiene cualquier otro recurso de la organización. El documento debe ser un verdadero recurso de información, un recurso que permita acumular y explotar la información de la organización y que también permita a ésta generar activos, si se quiere, intangibles que puedan incrementar el valor global de la organización.

En el plano de observación que usted me pide en esta pregunta, le diría que un archivo de empresa puede actuar tanto positiva como negativamente en lo que denomina “conflictos”. Negativamente, como cualquier otro departamento. El mal funcionamiento del archivo de empresa va a generar disfunciones en los procesos de trabajo, pérdidas económicas y de fuerza de trabajo e incluso, posiblemente, va a fomentar un clima de desconfianza entre unidades y personas y, por tanto, una situación nada confortable en las relaciones de trabajo. Un buen funcionamiento del sistema de archivo de la empresa por sí solo no va resolver todos los problemas, pero quizás no incrementarlos será la mejor contribución a la empresa.

Sinceramente me perdonará pues no puedo contestar científicamente a su pregunta. Otra cosa es expresar mi apreciación/intuición personal. Creo que la Dirección de las empresas va tomando conciencia que los documentos son un recurso que puede contribuir a la consecución de su misión corporativa y no sólo me refiero al ámbito puramente operativo, sino también a la exploración de nuevas vías de aprovechamiento en la esfera de los denominados activos intangibles.

Lo siento, pero no le puedo contestar pues no he podido estudiar la situación de los archivos en Canarias.

Afortunadamente no me he encontrado con muchas reticencias, al contrario. Me explico. De hecho, la mayor parte de los proyectos que he dirigido han tenido su origen en la voluntad explícita de la alta dirección de la empresa. Le voy a participar de una reflexión que hago con frecuencia con las personas implicadas en mis proyectos, tanto empresarios como miembros del equipo del proyecto: para que se valore el patrimonio documental de la empresa, éste debe aportar “valor” para la empresa. El mero hecho de tener este patrimonio no es garantía de obtener beneficio del mismo, debemos tratarlo para que la empresa aprecie su valor y para que ésta pueda realizar la transferencia del mismo a su actividad cotidiana.

La experiencia me aconseja precisamente a no aconsejar. Prefiero, si me lo permite, reflexionar en voz –palabra– alta. Creo que como profesional lo que debo hacer es desarrollar mi actividad en la empresa como el resto de profesionales y directores de recursos de la organización. ¿Cuál debe ser la misión de mi actividad? Muy simple, la misión de la empresa en la que trabajo. La misión del sistema de gestión de documentos de la empresa es dar soporte a la consecución de la misión de la empresa con nuestras habilidades, estrategias y conocimiento. La mejor estrategia para el acercamiento a la empresa: conocer sus necesidades y dar respuesta a éstas con un visión sistémica y global. Podríamos decir que tenemos que profundizar y practicar la propia “empatía profesional”.