Software gratuitos para crear archivos digitales en tiempo de crisis

19 Abril 2012

En: Archivos, Archivos digitales, Artículos

Actualmente, no son muchos los archivos provinciales o municipales en España que disponen de parte de sus fondos digitalizados y en libre acceso desde Internet. Esta afirmación puede aplicarse por completo a Canarias. Que yo sepa, sólo el archivo municipal de Güímar ofrece parte de su fondo de esta manera. No obstante, parece que pronto dejará de ser el único, pues según la noticia publicada en el periódico El Día, el Archivo Histórico Municipal de la Laguna pronto difundirá sus actas y datas en la red.

Antes de continuar, debo aclarar que no me estoy refiriendo en ningún momento a la difusión de los catálogos on-line o cuadros de clasificación cuando hablo de difusión del fondo en línea. Podría llegar a pensarse esto si consultamos algunos de los archivos recopilados en la página web de Hispana, el directorio de colecciones digitales en España. En ella no siempre encontramos archivos con objetos digitales on-line, sino sólo con los instrumentos de descripción colgados en la red. Así pues, a lo que me refiero es a la disponibilidad de los fondos digitalizados, a la consulta visual y directa por el usuario desde el ordenador de su casa o trabajo, y a la posibilidad, si fuera necesario, de descargar o imprimir dichos documentos.

En este sentido, quiero proponer el uso de los software gratuitos a aquellos que aún desconozcan este terreno. Hablaré de tres gestores de archivos, todos de código abierto y libre, que llevan unos cuantos años en continuo desarrollo (habiendo superado ya la versión beta), y de los cuales, ya podemos recoger experiencias por parte de archivos que los han implantado en sus fondos. Este aspecto resulta bastante importante pues no siempre debemos fiarnos de las características técnicas y las especificaciones que nos ofrecen los sitios web de los fabricantes, donde siempre se exponen los mejores resultados posibles.

Quizás, los tres gestores de archivos más conocidos son: Archon, Archivist Toolkit e ICA-ATom. Todos permiten la descripción multinivel y el control de autoridades, la codificación con metadatos EAD, diferentes formatos de exportación, funciones propias de la gestión de un archivo…pero cada uno tiene sus características peculiares que lo hacen más o menos usable, según las necesidades que requiera el archivo en cuestión que lo implante.

Archon fue creado en el año 2006 por la Universidad de Illinois y se caracteriza fundamentalmente por permitir su integración fácil y rápida en la red con objetos digitales de libre acceso, además de ofrecer varios idiomas para esta interfaz. Hay un documento muy interesante redactado por la IFLA en donde se mencionan más detalladamente sus especificaciones tomando como ejemplo la aplicación en el archivo de la misma universidad que lo creó. En España, es utilizado por el archivo del Ateneo Barcelonés y se han impartido en los últimos años varios cursos sobre cómo implantarlo y usarlo. También podrán encontrar en youtube un vídeo introductorio, pero existen, además, muchas publicaciones en español e inglés sobre este software que a un golpe de click, conseguirán encontrar.

Archivist Toolkit comenzó su desarrollo también en el 2006 bajo las directrices conjuntas de las Universidades de California, San Diego y Nueva York, y desde entonces se han desarrollado nuevas versiones. El gran pero que suelen atribuirle en los diversos comentarios localizados en Internet, es que necesita de una conversión previa de los registros antes de su publicación en la web, por lo que esta no se puede realizar de forma inmediata.. Aún así, ofrece muchas otras posibilidades interesantes como la exportación de registros a METS, MODS y Dublin Core, posibilitando con ello recuperar, preservar y ofrecer recursos digitales en el contexto de los nuevos repositorios online. Según el manual de instalación realizado por los profesores de la U. Complutense de Madrid, Martínez Comeche y Blázquez Ochando su instalación resulta “algo intrincada, y no siempre se garantiza la correcta configuración del mismo.” No hemos encontrado experiencias en España, pero bastantes instituciones estadounidenses actualmente lo están usando. Una lista de estas y los enlaces a sus archivos digitales se recoge en la misma web del software.

Por último, encontramos el software ICA-ATom, un gestor de archivos creado también en el año 2006, patrocinado por la misma ICA (Consejo Internacional de Archivos)y financiado por la UNESCO, por lo que cumple todas las reglas internacionales de descripción archivística: ISAD(G), ISDIAH, ISAAR (CPF)...Este es una de sus grandes ventajas. Entre sus características podemos destacar la fácil navegabilidad que ofrece entre los documentos y niveles con la ayuda de taxonomías y los formatos EAD y EAC-CPF. Además de permitir exportar al formato SKOS orientado a ontologías web, , la también puede exportar los datos con relaciones intrínsecas (TG, TE…) para crear un Tesauro. A ello le sumamos el cumplimiento con el protocolo técnico OAI-PMH 2.0, a través de la exportación de registros a Dublin Core. Esto permite una completa interoperabilidad e integración de las normas archivísticas con la iniciativa de archivos abiertos que contengan objetos digitales y la futura web semántica que se intenta implantar desde la institución W3C. En España encontramos la experiencia del archivo del Ateneo de Madrid, que se haya descrita en la misma web. Pueden

La implantación de cualquiera de estos software requiere de un minucioso estudio previo y la comprensión completa de sus posibilidades, con el fin de realizar una buena evaluación respecto a las necesidades de los usuarios y los responsables del archivo y lograr, con ello, la mejor selección. Se debe contar con profesionales informáticos que asesoren en las tareas más técnicas: desarrollo de módulos, elección de formatos, importación de registros, conversiones, etc. Pero en estos tiempos de crisis, creo que es la mejor solución que podemos encontrar si queremos seguir difundiendo el patrimonio documental que albergan los archivos. Además, tantos que se están gastando altas cantidades de dinero en la digitalización de sus fondos, deberían contar con la posibilidad de continuar con el proyecto difundiendo las imágenes resultantes. La digitalización de los documentos no sólo tiene la función de preservarlos físicamente, sino de otorgarles, además, la característica de la ubicuidad. Y ello a través de la difusión en red , mediante una interfaz que cuente con un buen buscador, una navegabilidad suficiente, y la posibilidad de reproducción infinita de sus objetos digitales si la política archivística así lo considera.