Archivo Universitario (AULPGC)

Forman parte del patrimonio documental de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquiera de los órganos, departamentos, facultades, escuelas, institutos universitarios y servicios existentes en la Universidad o que en el futuro puedan crearse, y también, por aquellos documentos donados o adquiridos que así se determinen.

El Archivo tiene bajo su custodia, en este momento, los siguientes fondos documentales:

Documentación administrativa y académica generada por la extinta Universidad Politécnica y por la ULPGC

Esta documentación ha sido producida en el ejercicio de las funciones y producida a lo largo de la existencia de estas instituciones. Las series documentales que componen este fondo datan de 1979, fecha en que fue creada la Politécnica hasta 1989 cuando se extinguió y se creó, al mismo tiempo, la Universidad de Las Palmas. A partir de esta fecha se han transferido al Archivo una gran parte de los documentos producidos hasta 2008, procedentes de los Servicios Centrales y periféricos, Gobierno de la ULPGC, Consejo Social y Fundación Universitaria.

Descripión en el portal AtoM

Documentación perteneciente a la antigua Escuela de Comercio de Las Palmas

Este fondo, que se encontraba organizado de antiguo y ordenado cronológicamente, se compone de 458 legajos y 128 libros que abarcan desde 1913 a 1958. Su contenido es de carácter académico principalmente, pero también incluye documentos sobre la historia de la institución, actividades, acuerdos y resoluciones realizados por la Escuela de Comercio (1852-1936).

Es el primer fondo documental del Archivo universitario descrito mediante el software de código abierto AtoM,  lo que supone una mejora en la organización de los fondos históricos y patrimoniales de la ULPGC, especialmente en el acceso a la información de estos fondos por parte de la comunidad universitaria y de la sociedad en general.

Más información sobre el fondo documental de la Escuela Profesional de Comercio de Las Palmas

Descripión en el portal AtoM

Documentación administrativa y parte de la documentación académica producida por la Escuela Normal de Maestros

Esta documentación ha sido producida en el ejercicio de las funciones de la Escuela desde su creación en 1853 hasta 1979, que es cuando pasó a llamarse Escuela Universitaria de Formación del Profesorado de EGB -actualmente Facultad de Ciencias de la Educación-, después de atravesar numerosos planes de estudio y diferentes denominaciones.

Más información sobre el fondo documental de la Escuela Normal de Maestros de Las Palmas

Descripción en el portal AtoM

Fondo José María Emperador Oraá

Este fondo está compuesto por planos, cálculos de estructuras y otros documentos relacionados con obras ejecutadas en Gran Canaria por diversos proyectistas y arquitectos en el Estudio Empar-3 a cargo del aparejador y calculista de estructuras José María Emperador Oraá, entre los años 1961 y 1978.

José María Emperador Oraá colaboró con los arquitectos más destacados que definieron el perfil urbanístico de la ciudad de Las Palmas de Gran Canaria y del sur de la isla durante los años sesenta y setenta y así intervino en proyectos de Martín-Fernández de la Torre, Manuel de la Peña, Salvador Fábregas, Manuel Roca, Pedro Massieu o Suárez Valido, entre otros muchos.

Fue colaborador asiduo de los arquitectos estrella del momento, aquellos que buscaron dotar a la ciudad de carácter, pues todos requerían de su gran habilidad, de sus amplios conocimientos constructivos y de su gran capacidad de experimentación.

Se estableció en Canarias con el boom turístico, contactando con el arquitecto Pedro Massieu Verdugo, amigo suyo, con el que llegó a realizar una de las obras más emblemáticas de la ciudad: el hotel Don Juan, conocido como Los Bardinos, y actual AC. El hotel corona el skyline de la capital desde el Parque de Santa Catalina, con sus más de 25 plantas y su peculiar forma circular. Tras trabajar con Massieu, José María Emperador decidió montar Empar 3, su propio estudio de cálculo de estructuras, donde trabajó codo con codo con el acuarelista Alberto Manrique y el aparejador José Luis Rasines. Una vez puesto en marcha el estudio, Emperador se convirtió en el primer calculista de la isla. Al establecer el estudio en Canarias, agilizaron los trámites y revolucionaron el sector, pues encargarlos a la Península suponía esperar entre 15 y 20 días. El éxito de su estudio de cálculo supuso que Empar 3 llegara a trabajar en 21 encargos a la vez.

Emperador construyó casas, iglesias, pequeños hoteles y grandes edificios. Entre sus obras, cabe destacar el mencionado hotel AC, el edificio Abanico de la plaza de España, el hotel Cantur, los edificios Humiaga y, más recientemente, la ampliación de la Fundación Mapfre Guanarteme de Vegueta o la Biblioteca Pública de San Telmo.

Su estudio servía además de oficina de cálculo para importantes empresas constructoras como Huarte, Agroman, Entrecanales y Tavora. Llegó a realizar casi un millar de proyectos en Canarias. Era referencia obligada para arquitectos y constructoras. De esta época, Emperador destaca su labor en el proyecto de edificación del edificio Solyvista en Escaleritas, del que estaba a cargo el arquitecto Enrique Espínola.

Descripción en el portal AtoM

Documentación rescatada de la extinta Comisión Regional para la Exportación del Plátano (CREP)

Fondo cedido por dicho organismo que incluye las actividades desarrolladas entre los años 1937 y 1993. Prácticamente la mitad se encuentra inventariado de forma provisional ya que aún no se ha concluido con el análisis de todas las series documentales.

Fondo Documental de Contabilidad Histórica de la Caja de Canarias

Este fondo abarca documentos contables, desde 1914 hasta 1982 producidos por El Monte de Piedad y la propia Caja. El fondo documental histórico de la Caja de Canarias se compone de libros de empeños, préstamos, libros de contabilidad, libretas de ahorro…

Firma de la cesión a la ULPGC del fondo documental de contabilidad histórica de la Caja de Canarias

Centenario de la Fundación Monte de Piedad

Descripción en el portal AtoM

Fondo María Dolores de la Fe

Este fondo fue donado por su familia a la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. Consta de una amplia y variada colección de documentos personales y profesionales producidos a lo largo de su vida en el ámbito periodístico, medios radiofónicos, participación en conferencias y actos culturales. Incluye también borradores de textos literarios, notas varias, cartas y fotografías.

María Dolores de la Fe Bonilla (Las Palmas de Gran Canaria, 05 de septiembre de 1921 - 11 de junio de 2012) fue una periodista y escritora ampliamente vinculada a la cultura de las Islas, relacionándose con figuras como Néstor Álamo, Pepe Dámaso o Juan Rodríguez Doreste. A nivel nacional, destacó su amistad con dos escritoras de la talla de Carmen Laforet y Gloria Fuertes.

Descripción en el portal AtoM

El principal instrumento de descripción que utiliza el Archivo Universitario para la recuperación y el acceso a la documentación es el Inventario de Series automatizado.

Cuadro de clasificación

La clasificación de los documentos administrativos que se generan en la ULPGC consiste en aplicarles un código de clasificación en relación a la función que los ha producido. Los documentos se agrupan bajo conceptos que reflejan las funciones de la Universidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica. Todas las unidades emplearán para clasificar sus documentos los mismos códigos de clasificación recogidos en el Cuadro de clasificación [actualizado en agosto de 2022].

La Comisión de Valoración y Selección de la Documentación pasa a su actual denominación en base a su modificación en la Política de Gestión del Documento Electrónico de la ULPGC, aprobada por el Consejo de Gobierno de la ULPGC en sesión ordinaria de 17 de febrero de 2020.

Esta Comisión se crea por Resolución del Rector de 14 de junio de 2003 y sus funciones son:

• Proceder al análisis de todas las tipologías documentales que generan y custodian tanto las unidades administrativas y de servicios como las unidades académicas y de investigación de la Universidad.
• Establecer con criterios administrativos, jurídicos e históricos los períodos de conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida y determinar su accesibilidad.
• Regularizar el proceso de selección y eliminación de documentos que se lleva a cabo tanto en las unidades administrativas y de servicios como en las unidades académicas y de investigación de la Universidad, dictaminando la forma de disposición final, con el fin de identificar aquellas tipologías que es preciso conservar para el futuro en atención a los valores informativos y de testimonio, o que son de obligada conservación por ley, de aquellas que se pueden destruir una vez agotado su valor administrativo.

Instrucción de la Gerente de la ULPGC de 24 de julio de 2019 sobre la gestión de documentos en soporte papel custodiados en archivos de oficina

Composición

• Gerencia de la ULPGC, que actuará como presidencia
• Secretaría General
• Dirección del Servicio Jurídico
• Dirección de uno de los Servicios Administrativos
• Una persona integrante del profesorado del Departamento de Ciencias Históricas
• Una persona especialista en Archivística
• La persona responsable del Archivo Universitario

Resolución del Gerente de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria de 28 de julio de 2022, por la que se publica el dictamen de la Comisión Calificadora de Documentación Administrativa por la que se aprueban las tablas de valoración de series documentales de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. En: Boletín Oficial de la ULPGC de 3 de agosto de 2022, año XV, nº 12,  p. 51 [PDF]

Departamentos

• Venia docendi

Gestión académica

• Adaptación de estudios
• Anulación de matrícula en estudios oficiales de grado
• Becas generales del Ministerio
• Becas propias de la Universidad
• Certificados académicos
• Expedición de títulos oficiales
• Expedientes de convocatorias extraordinarias
• Expedientes de evaluación por compensación
• Expedientes de proyecto o trabajo de fin de título
• Expedientes de recursos administrativos de estudiantes
• Homologación de título oficial
• Matrículas extraordinarias en estudios oficiales
• Modificación de matrícula en estudios oficiales de grado
• Otras becas y ayudas oficiales al estudio
• Premios y distinciones
• Reconocimiento académico
• Reconocimiento de acreditación lingüística de idioma extranjero
• Reconocimientos de créditos

Gestión económica

• Documentos contables de gastos
• Expedientes de transferencia de crédito
• Gestión de terceros

Obras e instalaciones

• Expedientes de obras principales de bienes inmuebles de la Universidad

Organización y régimen interno

• Ejercicio de derechos
• Expedientes de ayuda del fondo de acción social
• Jornada laboral y horarios
• Solicitudes de ejercicio del derecho al acceso a la información
• Sugerencias, quejas, felicitaciones y agradecimientos
• Órdenes de servicio

Recursos humanos

• Expedientes de concesión de anticipos reintegrables
• Expedientes de nóminas
• Expedientes de permisos y licencias del PDI
• Expedientes de pérdida de relación de servicio por jubilación
• Expedientes de solicitud de compatibilidades
• Expedientes de solicitudes de reingreso al servicio activo
• Expedientes de variaciones de nóminas
• Expedientes disciplinarios del PTGAS
• Expedientes disciplinarios del PDI
• Expedientes personales del PTGAS
• Expedientes personales del PDI
• Selección de personal eventual
• Selección de PTGAS funcionario
• Selección de PDI funcionario
• Selección de PTGAS laboral

Servicio jurídico

• Expedientes de validación y verificación de poderes

La transferencia de documentación desde los órganos, servicios y unidades administrativas al Archivo de la ULPGC, tiene por objeto no sólo el optimizar el aprovechamiento del espacio de la unidad productora y/o receptora, sino traspasar a un servicio especializado la custodia física y legal de la documentación así como las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.

Las unidades productoras y/o receptoras de documentos tienen la obligación de transferir la documentación cuya tramitación administrativa haya acabado.

Normas básicas de transferencia de documentación al Archivo de la ULPGC

Relación de entrega

Instrucciones para la cumplimentación del impreso de relación de entrega

El Archivo Universitario pondrá a disposición de la comunidad universitaria, la documentación depositada en sus dependencias, con las limitaciones que contempla la legislación vigente y según el procedimiento recogido en las Normas básicas de consulta y préstamo de la documentación del Archivo de la ULPGC.

La documentación administrativa sólo podrá ser consultada por la persona que actúe como gestor o gestora o responsable de la unidad productora de la documentación solicitada. Cualquier persona ajena a la o al responsable de dicha unidad que quiera realizar una consulta deberá aportar, previamente, la autorización de dicho o dicha responsable.

En casos concretos, y con la debida autorización, otras personas ajenas a la comunidad universitaria podrán consultar la documentación con fines educativos y de investigación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias.

• Solicitud de consulta 

Instrucciones para la cumplimentación del impreso de consulta

Cuando haya desaparecido el valor administrativo fijado por la Comisión de Calificación de Documentación Administrativa, y la documentación haya adquirido valor histórico, las restricciones a su consulta vendrán determinadas, únicamente, por la legislación vigente.

• Solicitud de préstamo

Instrucciones para la cumplimentación del impreso de préstamo

La eliminación de documentación que ha sido valorada por la Comisión Calificadora de Documentación Administrativa y que no debe ser objeto de conservación podrá realizarse siguiendo el siguiente procedimiento:

• Comunicación al Archivo Universitario sobre la necesidad de destrucción a través del Formulario de solicitud de eliminación de la documentación susceptible de expurgo para el PTGAS de la ULPGC
• El Archivo se pronunciará si procede dicha destrucción y se pondrá en contacto con la Oficina de Sostenibilidad que remitirá la solicitud a la empresa contratada para esta finalidad.
• Las cajas con los documentos que remitirán los Servicios Administrativos para su destrucción, deberán ir bien precintadas y sin datos descriptivos en el exterior, reseñando la palabra “eliminación”
• Custodiar bien las cajas hasta su traslado a la empresa para evitar el acceso a las misma por personal no autorizado.